TUGAS
4
1.
KOMUNIKASI
DALAM MANAJEMEN
A.
Pengertian
Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses sosial
yang sangat mendasar dan vital dalam kehidupan manusia. Dikatakan mendasar
karena setiap masyarakat manusia, baik yang primitif maupun yang modern,
berkeinginan mempertahankan suatu persetujuan mengenai berbagai aturan sosial
melalui komunikasi. Dikatakan vital karena setiap individu memiliki kemampuan
untuk berkomunikasi dengan individu - individu lainnya sehingga meningkatkan
kesempatan individu itu untuk tetap hidup (Rakhmat, 1998:1). Setiap saat semua
orang selalu berbicara tentang komunikasi. Kata komunikasi sangat dikenal,
tetapi banyak di antara kita yang kurang mengertimakna dari komunikasi walaupun
kita selalu memperbincangannya dan melakukannya.
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa
Inggris berasl dari bahasa Latin communis
yang berarti “sama”, communico,
communicatio, atau communicare
yang berarti “membuat sama” (to make
common). Istilah pertama (communis)
adalah istilah yang paling sering sebagai asal usul komunikasi, yang merupakan
akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa
suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama (Mulyana, 2005
: 4).
B.
Proses
Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mempunyai
komponen dasar sebagai berikut :
Pengirim pesan, penerima pesan dan pesan. Semua fungsi manajer melibatkan proses komunikasi. Proses komunikasi dapat
dilihat pada skema dibawah ini :
Diagram Proses
Komunikasi
a.
Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang
mempunyai ide untuk disampaikan kepada
seseorang dengan harapan dapat dipahami
oleh orang yang menerima pesan sesuai dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah
informasi yang akan disampaikan atau
diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan
akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
1. Informasi
2. Ajakan
3. Rencana kerja
4. Pertanyaan dan sebagainya
b.
Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat
kode atau simbol sehingga pesannya dapat
dipahami oleh orang lain. Biasanya
seorang manajer menyampaikan pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota
badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak,
membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
c.
Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan
seperti ; TV, radio surat kabar, papan
pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi
pesan yang akan disampaikan, jumlah
penerima pesan, situasi dsb.
d.
Mengartikan kode/isyarat
Setelah
pesan diterima melalui indera
(telinga, mata dan seterusnya) maka si
penerima pesan harus dapat
mengartikan simbul/kode dari pesan
tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
e.
Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat
memahami pesan dari sipengirim meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh pengirim
f.
Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan
yang berisi kesan dari penerima pesan
dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan
tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk
mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat.
Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan
penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya
merupakan balikan langsung yang
mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan
itu akan dilaksanakan atau tidak
Balikan yang diberikan oleh orang
lain didapat dari pengamatan pemberi
balikan terhadap perilaku maupun ucapan
penerima pesan. Pemberi balikan
menggambarkan perilaku penerima pesan
sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk
memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu
untuk menumbuhkan kepercayaan serta
keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
g.
Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari
proses komunikasi akan tetapi mempunyai
pengaruh dalam proses komunikasi, karena
pada setiap situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang
merintangi atau menghambat
komunikasi sehingga penerima
salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
C.
Hambatan
Komunikasi
Faktor hambatan yang biasanya terjadi
dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:
a. Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena
lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan
penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan
komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang
teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam
media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
b. Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam
proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik
adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang
jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
c. Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari
masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi,
baik komunikator maupun komunikan.
Ada beberapa hambatan terhadap
komunikasi yang efektif, yaitu :
1. Mendengar.
Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita
dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak
semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah
yang ingin kita dengar.
2. Mengabaikan informasi yang
bertentangan dengan apa yang kita ketahui.
3. Menilai sumber.
Kita cenderung menilai siapa yang memberikan
informasi. Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal,
kita cenderung mengabaikannya.
4. Persepsi yang berbeda.
Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika
persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini
bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.
5. Kata yang berarti lain bagi orang
yang berbeda.
Kita sering mendengar kata yang artinya tidak
sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi,
mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa
berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.
6. Sinyal nonverbal yang tidak
konsisten.
Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi– tidak
melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang
berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.
7. Pengaruh emosi.
Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan
untuk menerima informasi. apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak
akan diterima dan ditanggapinya.
8. Gangguan.
Gangguan ini bisa berupa suara yang bising
pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.
1 - Membuat suatu pesan secara berhati-hati,
tentukan maksud dan tujuan komunikasi serta komunikan yang akan dituju.
- Meminimalkan gangguan dalam proses
komunikasi,komunikator harus berusahadapat membuat komunikan lebih mudah
memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan sehingga penyampaian pesan
dapat berlangsung tanpa gangguan yang berarti.
- Mempermudah upaya umpan balik antara si
pengirim dan si penerima pesan, Cara dan waktu penyampaian dalam komunikasi
harus direncanakan dengan baik agar mengahasilkan umpan balik dari komunikan
sesuai harapan.
D.
Definisi
Komunikasi Interpersonal
Komunikasi interpersonal adalah
komunikasi yang dilakukan kepada pihak lain untuk mendapatkan umpan balik, baik
secara langsung (face to face) maupun dengan media. Berdasarkan definisi ini
maka terdapat kelompok maya atau faktual (Burgon & Huffner, 2002). Contoh
kelompok maya, misalnya komunikasi melalui internet (chatting, face book,
email, etc.). Berkembangnya kelompok maya ini karena perkembangan teknologi
media komunikasi. Terdapat definisi lain tentang komunikasi interpersonal, yaitu
suatu proses komunikasi yang bersetting pada objek-objek sosial untuk
mengetahui pemaknaan suatu stimulus (dalam hal ini: informasi/pesan) (McDavid
& Harari).
Fungsi Komunikasi interpersonal sebagai
berikut:
Untuk mendapatkan respon/ umpan balik.
Hal ini sebagai salah satu tanda efektivitas proses komunikasi. Bayangkan
bagaimana kalau tidak ada umpan balik, saat Anda berkomunikasi dengan orang
lain.
Untuk melakukan antisipasi setelah
mengevaluasi respon/ umpan balik. Contohnya, setelah apa yang akan kita lakukan
setelah mengetahui lawan bicara kita kurang nyaman diajak berbincang. Untuk
melakukan kontrol terhadap lingkungan sosial, yaitu kita dapat melakukan
modifikasi perilaku orang lain dengan cara persuasi. Misalnya, iklan yang
arahnya membujuk orang lain.
Maha bijaksana Tuhan yang telah mengatur
proses komunikasi intrapersonal yang melibatkan beberapa unsur atau elemen
sebagai berikut (Burgon & Huffner, 2002):
-
Sensasi, yaitu proses menangkap stimulus
(pesan/informasi verbal maupun non verbal). Pada saat berada pada proses
sensasi ini maka panca indera manusia sangat dibutuhkan, khususnya mata dan
telinga.
-
Persepsi, yaitu proses memberikan makna
terhadap informasi yang ditangkap oleh sensasi. Pemberian makna ini melibatkan
unsur subyektif. Contohnya, evaluasi komunikan terhadap proses komunikasi,
nyaman tidakkah proses komunikasi dengan
orang tersebut?
-
Memori, yaitu proses penyimpanan
informasi dan evaluasinya dalam kognitif individu. Kemudian informasi dan
evaluasi komunikasi tersebut akan dikeluarkan atau diingat kembali pada suatu
saat, baik sadar maupun tidak sadar. Proses pengingatan kembali ini yang
disebut sebagai recalling.
-
Berpikir, yaitu proses mengolah dan
memanipulasi informasi untuk memenuhi kebutuhan atau menyelesaikan masalah.
Proses ini meliputi pengambilan keputusan, pemecahan masalah dan berfikir
kreatif. Setelah mendapatkan evaluasi terhadap proses komunikasi interpersonal
maka ada antisipasi terhadap proses komunikasi yang selanjutnya. Contohnya,
jika kita merasa tidak nyaman berkomunikasi dengan dosen maka kita mempunyai
cara untuk antisipasi agar komunikasi di kemudian hari menjadi lancar.
2.
PELATIHAN
DAN PENGEMBANGAN
A.
Definisi Pelatihan dan Pengembangan
Penggunaan istilah pelatihan (training) dan pengembangan (development) telah dikemukakan para
ahli. Menurut Yoder (Anwar Prabu Mangkunegara, 2009: 43) istilah pelatihan
untuk karyawan pelaksana (teknis) dan pengawas. Sedangkan istilah pengembangan
ditujukan untukkaryawan tingkat manajemen. Wexley dan Yulk (Anwar Prabu
Mangkunegara, 2009: 43) mengemukakan bahwa : “Training and development are term is referring to planned efforts
designed facilitate the acquisition of relevant skills, knowledge and attitudes
by organizations members. Development focuses more on improving the decision
making and human relations skills and the presentation of a more factual and
narrow subject matter”. Pendapat Wexley dan Yulk menjelaskan bahwa
pelatihan dan pengembangan adalah sesuatu yang mengacu pada hal-hal yang
berhubungan dengan usaha-usaha berencana yang dilaksanakan untuk mencapai
penguasaan keterampilan, pengetahuan, dan sikap karyawan atau anggota
organisasi. Pengembangan lebih difokuskan pada peningkatan keterampilan dalam mengambil
keputusan dan hubungan manusia (human relations).
Menurut Sikula (Susilo Martoyo, 1996: 55)
pengertian pelatihan adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang
menggunakan prosedur sistematis dan terorganisir dimana para karyawan
non-manajerial mempelajari pengetahuan dan keterampilan teknis dalam tujuan
terbatas. Sedangkan pengembangan merupakan suatu proses pendidikan jangka panjang
dimana para karyawan manajerial mempelajari pengetahuan konseptual dan teoritis
guna mencapai tujuan yang umum. Menurut Dessler (1997: 263) pelatihan
memberikan karyawan baru atau yang ada sekarang keterampilan yang mereka
butuhkan untuk menjalankan pekerjaan yang sekarang. Selain itu menurut Mutiara
S.Panggabean (2002:51) mengungkapkan bahwa pelatihan lebih berorientasi pada
pekerjaan saat ini untuk meningkatkan keterampilan-keterampilan tertentu. Di
lain pihak pengembangan karyawan lebih berorientasi pada masa depan dan lebih
perduli terhadap pendidikan, yaitu terhadap peningkatan kemampuan seseorang
untuk memahami dan menginterpretasi pengetahuan bukan mengajarkan kemampuan
teknis.
B.
Tujuan
Sasaran Pelatihan dan Pengembangan
Terkadang seorang pemimpin memerlukan
seorang ahli untuk memastikan pertumbuhan optimal dan perkembangan perusahaan
mereka. Ini harus dipertimbangkan oleh semua bisnis tidak peduli ukuran bisnis
mereka.
1. Menemukan
Potensi Karyawan
Dalam banyak kasus, di beberapa
perusahaan banyak pemimpin yang bersembunyi di belakang tenaga kerja mereka.
Beberapa karyawan mungkin mendambakan peran pemimpin di dalam bisnis.
2. Keluar
dengan praktek lama
Belajar untuk menggunakan alat-alat baru
dan mengembangkan strategi baru akan memungkinkan karyawan Anda mengambil
pekerjaan yang lebih menantang dan peran yang lebih tinggi di dalam bisnis.
3. Belajar
seumur hidup
Belajar seumur hidup akan mendorong
belajar secara mandiri dalam setiap individu untuk mengembangkan diri mereka
sendiri dengan berbagai mata pelajaran dan bidang, mereka akan mendirikan
sebuah cinta untuk belajar dan pengembangan diri.
4. Kurang
Konfrontasi
Dalam suasana pelatihan Anda dapat
membahas permasalahan yang mungkin dimiliki karyawan Anda. Berikan
masing-masing individu (tanpa melihat peran mereka dalam perusahaan) kesempatan
untuk menyuarakan pendapat mereka. Dengan cara ini, konfrontasi di tempat kerja
akan menurun karena karyawan akan menyadari kenyataan bahwa mereka bisa berbagi
permasalahan mereka di pelatihan berikutnya atau sesi perkembangan, dan bahkan
periode di antara keduanya.
5. Meningkatkan
Produktivitas
Pengembangan dan pelatihan karyawan akan
menyebabkan peningkatan produktivitas. Karyawan Anda tidak hanya akan mampu
berbuat lebih banyak dan lebih memahami, tetapi mereka akan memperoleh
kepercayaan diri dalam pekerjaan mereka karena kemampuan mereka telah
dikembangkan.
6. Memahami
Harapan
Program pengembangan dan pelatihan
karyawan akan memberikan Anda, pemilik, atau pengelola perusahaan beberapa
pemahaman tentang harapan yang mungkin diinginkan karyawan Anda. Dengan cara
ini, Anda bisa meminimalkan perasaan kecewa mereka, dan meningkatkan loyalitas
mereka dengan cara mengelola harapan tersebut.
7. Merevisi
visi dan sasaran Anda
Program pengembangan kepemimpinan dan kesempatan
pelatihan ini juga merupakan tempat yang sempurna untuk mengingatkan karyawan
Anda tentang tujuan jangka panjang yang ingin perusahaan Anda capai.
C.
Faktor
Psikologi dalam Pelatihan dan Pengembangan
Secara umum berbagai teori, metode dan
pendekatan Psikologi dapat dimanfaatkan di berbagai bidang dalam
perusahaan. Salah satu hasil riset yang
dilakukan terhadap para manager HRD menunjukkan bahwa lebih dari 50% responden
menyebutkan Psikologi Industri dan Organisasi memberikan peran penting pada
area-area seperti pengembangan manajemen SDM (rekrutmen, seleksi dan
penempatan, pelatihan dan pengembangan), motivasi kerja, moral dan kepuasan
kerja. 30% lagi memandang hubungan industrial sebagai area kontribusi dan yang
lainnya menyebutkan peran penting PIO pada disain struktur organisasi dan
desain pekerjaan
Dalam kenyataan sehari-hari banyak
faktor-faktor psikologis yang mempengaruhi seseorang dalam bekerja.
Faktor-faktor tersebut seringkali tidak dapat diselesaikan dengan
pendekatan-pendekatan lain di luar psikologi. Contoh: dalam suatu team yang
terdiri dari para pakar yang sangat genius
seringkali justru tidak menghasilkan performance yang baik dibandingkan
dengan sebuah team yang terdiri dari orang-orang yang berkategori biasa-biasa
saja.
D.
Teknik
dan Metode Pelatihan
Teknik-teknik pelatihan dan pengembangan
Program-program pelatihan dan pengembangan dirancang untuk meningkatkan
perestasi kerja, mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan
kerja. Ada dua kategor pokok program pelatihan dan pengembangan manajemen.
(Decenzo&Robbins:1999:230): The most
popular training and development methods used by organization can be classified
as either on-the-job training. In the following pages, we will briefly introsce
the better know techniques of each category.
1.
Metode praktis (on the job training)
2.
Teknik-teknik presentasi informasi dan
metode-metode simulasi (off the job
training)
Masing-masing
kategori mempunyai sasaran pengajaran sikap konsep atau pengetahuan dan/atau
keterampilan utama yang berbeda. Dalam pemilihan teknik tertentu untuk
dugunakan pada program pelatihan dan pengembangan, ada beberapa trade offs. Ini
berarti tidak ada satu teknik yang selalu baik: metode tergantung pada sejauh
mana suatu teknik memenuhi faktor-faktor berikut:
a.
Efektivitas biaya.
b.
Isi program yang dikehendaki
c.
Kelayakan fasilitas-fasilitas
d.
Preferensi dan kemampuan peserta
e.
Preferensi dan kemampuan instruktur atau pelatih
f. Prinsip-prinsip belajar
Teknik-teknik
on the job merupakan metode latihan
yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan
sepervise langsung seorang pelatih yang berpengalaman (biasanya karyawan lain).
Berbagai macam teknik ini yang bisa digunakan dalam praktek adalah sebagai
berikut:
1.
Rotasi jabatan
2.
Latihan instruksi pekerjaan
3.
Magang (apprenticeships)
4.
Coaching
5.
Penugasan sementara
Teknik-teknik
off the job, dengan pendekatan ini
karyawan peserta latihan menerima representasi tiruan (articial) suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti
dalam keadaan sebenarnya. Dan tujuan utama teknik presentrasi (penyajian) informasi
adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau keterampilan kepada para
peserta. Metode yang bisa digunakan adalah:
1.
Metode studi kasus
2.
Kuliah
3.
Studi sendiri
4.
Program computer
5.
Komperensi
6.
Presentasi
Implementasi program pelatihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses transformasi. Pata tenaga kerja (karyawan) yang tidak terlatih diubah menjadi karyawan-karyawan yang berkemampuan dan berkualitas dalam bekerja, sehingga dapat diberikan tanggung jawab lebih besar.
SUMBER :
M. Ghojali Bagus A.P., S.Psi. Buku Ajar Psikologi Komunikasi – Fakultas Psikologi Unair 2010.
